DAM指南——通过DAM优化您的数字资产管理
数字资产管理软件的主要目标是为使用它的公司和公共部门实体优化数字资产的管理。数字资产管理最常简称为“DAM”。
简化公司和公共部门实体的组织结构。
由于这些组织每天使用的数字数据量不断增加，这种优化是必要的。
为了实现优化数字资产管理的功能，像Ephoto Dam这样的DAM软件能够在文件的整个生存周期进行管理。多媒体文件的生存周期分为四个主要阶段：创建、管理、分发和存储。这包括许多与文件相关的操作，如管理、收集、排序、索引、修改、查看、共享、搜索、归档等。
部门实体节省时间，还能使工作更加便捷并节约成本。当然，数字资产管理（DAM）软件只有适应使用它的各个团队的需求，才能实现其目标。某些电子文档管理（EDM）解决方案允许您管理所有类型的文件，而其他解决方案，即DAM软件，则是专门为多媒体文件（图像、照片、视频、音频文件等）的管理而设计的。特别是Ephoto Dam，它是专门为照片和视频的管理而设计的。也就是说，Ephoto Dam也可以处理其他类型的多媒体文件，例如音频文件、PDF和PPT。
整理数字资产：创作的关键一步
优化数字资产管理自然包括有效整理创建和存储的多媒体文件。这样的系统将存储集中化，使得文件在任何时候都能轻松找到并重复使用。
首先且最重要的是，数字资产的分类是由人类做出的组织选择所决定的，而非由数字资产管理软件自动完成的选择。实际上，在DAM平台中，数字资产的分类源自于公司或公共实体所制定的分类计划。在软件中，会建立一个层级列表，这通常会形成一个目录，可用于导航。具体而言，数据的分类是通过将它们放入不同的集合中，并根据组织的需求，使用关键词目录或分类计划（也称为术语表）来进行组织来实现的。
正确的分类对于优化数字资产管理至关重要，因为它直接影响数据处理、搜索效率以及文件访问等后续环节。
根据应用和用户的偏好，有两种不同的文件排序方式。只要用户在排序计划中包含了元数据，文件排序就可以通过元数据自动完成。也可以手动排序文件，即由用户亲自对文件进行排序。
查看数字数据
集中在数字资产管理应用程序中的数字数据可以通过专用工具直接在软件中查看。这意味着您无需提取数字资产即可查看它们。以这种方式查看数字资产时，使用的术语是“拉取模式”。
数字资产也可以通过完全独立于DAM系统的外部工具查看。这种情况下数据属于”分布式”，技术术语称为”推送模式”。要以推送模式查看数字文件，首先需要从DAM系统中导出它们。
数字资产管理系统（DAM 系统）提供了这两种选择。选择使用其中一种来查看文件取决于用户的需求。用户通常只有在想要在外部系统中使用文件或只是查看文件时，才需要导出文件。
数字资产的保存：归档与存储
虽然我们区分了归档和存储，但实际上它们只是保存数字资产的两种方式。
归档是一种保存被认为处于“休眠”状态的数字文件的方式。这些数字文件不再经常使用，但您希望将其保存下来，以防将来有人想要查看。有时，由于法律义务需要保存某些文件，这些文件必须进行归档。
存储，是指保存日常使用的数字资产的一种方式。其主要目的是便于与同事、合作伙伴、记者、客户等共享多媒体文件，并支持跨设备（如电脑、平板等）查找文件。
在这两种情况下，所有文件都可以由数字资产管理系统提供商托管。
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