DAM指南——工作流与利用DAM软件中的元数据
工作流是一系列任务的组合，且可实现自动化。这种自动化通过信息技术实现，尤其是借助数字资产管理软件来完成。
工作流：定义解析
对于企业和公共部门而言，自动化工作流通常指项目、活动或文件生命周期中一系列已被自动化的操作步骤链。在数字资产管理领域，自动化工作流常涵盖基础任务，例如设定时限后自动归档文件等。
诸如Ephoto Dam这类DAM软件，能显著简化企业及公共部门自动化工作流的实施过程。自动化工作流有助于优化工作时间分配，降低各项任务成本。
如何及为何通过DAM软件实施自动化工作流
使用DAM软件可使组织轻松部署自动化工作流。用户需先创建自动化工作流，输入关键信息，包括待执行任务详情、任务执行顺序规则（即各环节发生次序）、信息接收人员安排，以及不同用户的权限设置（涉及访问、修改、审批、提取等权限）。
在DAM软件中，自动化工作流主要用于管控系统中多媒体文件的生命周期。此时，自动化工作流本质即为任务调度机制。用户只需制定任务执行方案，即可实现无需人工干预的定时操作。用户可定义具体任务及其触发时间——既可基于其他任务完成状态，也可指定特定日期。由此，DAM系统内各类任务均可实现自动化，涵盖文件导入、分类、索引、发布、图库创建/更新、归档直至删除等全流程。同时，自动化工作流还包含文件权限分配功能，可针对单个用户或用户组设置访问、修改、下载等权限。当然，每个文档的处理流程均可随时调整。
除常规文件管理外，DAM软件还可通过文档校验流程构建项目级自动化工作流。许多采用数字资产管理系统的企业和公共部门常开展跨地域协作的大型项目，此时自动化校验流程成为最便捷高效的解决方案。此类项目工作流要求每步均需由管理人员、员工或客户进行验证。同样重要的是，自动化工作流应支持所有参与者实时跟踪项目进度。得益于DAM软件的共享功能，每位参与者都能便捷地访问和上传文件。具体而言，在DAM软件中实施自动化工作流需建立校验机制，并相应配置用户权限（如校验、查看、修改等权限）。换言之，当您在DAM软件中配置自动化工作流时，需明确指定哪些用户可访问哪些内容、谁有权修改内容、谁具备变更验证权、谁仅拥有审批权，以及这些权限的生效时机。值得注意的是，预设的自动化工作流（如校验流程）仍可随时修改。
此外，自动化工作流还可用于数据分析。DAM软件能自动生成多媒体平台的访问统计报告。以Ephoto Dam为例，其特色功能包括展示高频搜索词、下载量/导入量/发布量最高的文件等统计数据。
运用元数据赋能自动化工作流
文件关联的元数据可直接支撑自动化工作流运行。事实上，元数据正是实现特定任务自动化的关键要素。特别是对于自动化索引而言，元数据不可或缺——DAM软件将依据元数据对文件进行编目，从而帮助用户快速定位所需内容。此外，元数据还可用于自动生成主题化图片库等场景。
在多人协作项目中，元数据对文件追踪至关重要。例如，元数据可记录文件的修改历史轨迹。
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